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上海展览搭建工作如何开展?

发布日期:2022-09-29     浏览:559

展览搭建工作主要分为:展览设计、寻找供应商、供应商评估、签定合同、实施合同、展览搭建、撤展。下面我们一一来详细讲解这些工作内容。


一、展览设计

开展之前首先要根据整体展览进度计划表合理规划展览搭建工作的筹备时间。具体要做到心中有数,明确几点内容:展位面积(特装18㎡+、标展9㎡)、简单的搭建方案(大致展位风格和功能分区)、预算是否能cover预期搭建方案。三者结合起来,如果没超过会议的整体预算,基本能够得到boss的批准,开展下一步工作。

9㎡、18㎡标展建议是简单装修,一般不需要找大的搭建供应商,我们主要还是讨论特装部分,但还是给大家补充一下标展方面,标展主办方会配备带有公司名称的统一楣板、桌布、桌椅、垃圾桶、地毯等基本配置,所以制作围板装饰即可,围板装饰常用的可以选择KT板、背胶贴海报(得事先沟通是否允许粘贴)、海报挂画等,基本2500以内都可以搞定。而且这种小型展位小规模创业公司宣传用足矣,选择一个性价比高的位置是关键。这里说个题外话,尽量根据经验和人流走向判断选择主通道、卫生间附近展位或者两面开口的拐角展位或者三面开口的开放性展位。


二、寻找供应商

如果是一直做活动一般是有实践过得优质供应商的可以直接用。但是对于刚开始涉猎如何着手呢,先根据自己的需求整理成表格以做评估准备,也节约时间,最好有参考案例引导报价。接下来就可以找供应商啦。途径可以从行业交流群里询问,一般是比较高效直接的,当然也可以选择主办方合作的搭建商或者从搜索引擎搜索、日常自荐的供应商资料中筛选等方式。(如果第一次有踩雷情况,可以在过程中看谁家搭的好,直接寻搭建商联系方式。好的供应商不容错过,这是一个积累过程)。

三、供应商评估

供应商评估一般先把上文提到的需求表格发给供应商,提供一个报价范围,这样就可以pass掉一批。第二步就要看具体的装修方案和带有装修物料的报价明细表再做进一步评估。这部分基本上能确定一两家方案和价格都合适的供应商,然后就进入砍价阶段。砍价的基础是什么嘞?下面来喽,市场人活动执行必备技能熟悉一般的搭建材料特点、优劣和大致价格区间和搭建商一般提供的配套服务,下面根据经验和市面上的材料做了一下简单分类,具体价格的话略有不同,可以货比三家,心中有数。


四、签定合同

签订合同时要注意一般展览搭建商提供的服务是包括报馆服务的,这部分要事先说明并且要将报价单中所提供的权益在合同中有所体现。同时付款方式要注意肯定是首付+尾款方式比较稳妥。这一部分就不再赘述,也别的要注意有些不可抗力因素带来的后续问题,比如展会延期、展位临时变动影响装修方案等。


五、实施合同

合同签定之后,基本上展位的物料就要一一核对了,这个时候就有很多细节问题需要无数次的沟通。两个核心方面要把控:时间节点和从市场出的宣传文字材料和海报的准确性。再有就是需要一再强调的小细节。例如VI色值与成品色差要注意,一般不同材料的显色程度不一致,要在误差范围内,避免色差问题出现。


六、展览搭建

做市场的人都知道耵现场是很痛苦的事情,基本是腿跑折的一天无疑了。首先是签到领取站上证,参展合同等手续带齐全是关键,物料清单要理好。建议与小伙伴打配合,现场展览主体结构搭建好再搬物料,因为混乱的现场很有可能丢失或者直接被保洁大妈无情收走。记得要带现金,现金,现金!因为好多会展中心服务台是不接受在线支付的。在回到与展览搭建商的沟通上,现场问题会很多,比如公司名称、logo位置,文字等宣传材料内容正确与否,电视、饮水机、鲜花绿植等提供的配套设施是否齐全等,早发现早补救。一般像海报、字块等重新做是来得及的,所以不要过分担心,但是要细心。


七、撤展

关于撤展,一个原则,提早沟通好展览搭建公司安排工人过来,赶早不敢晚。因为晚了可能要格外收费会很麻烦。经过一个展会,想必已经达到体力的上限值了。


了解了以上展览搭建开展工作的七个步骤后,相信大家对参展流程也有了一定的了解。展览搭建公司服务的内容其实非常多,好的展览搭建公司工作内容也会执行的非常到位。



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